Cas pratique
Exemples d’intranet SharePoint : 6 modèles concrets pour une PME
Par Ktifa ·
Un intranet SharePoint de PME se construit sur votre abonnement Microsoft 365 existant : un site d’accueil pour les actualités et les accès rapides, puis des sites reliés par un hub (RH, services, projets, qualité). Microsoft fournit des modèles prêts à appliquer pour chacun. Le sur-mesure SPFx n’intervient que pour afficher vos données métier.
Un intranet comme ceux-là, sur votre SharePoint ?Voir l’accompagnement SharePoint
« On voudrait un intranet » : vous en avez déjà un, vide
Si votre entreprise a Outlook et Teams professionnels, elle a SharePoint. Et SharePoint est, à la base, un outil d’intranet. Dans la plupart des PME, il ne sert pourtant qu’à stocker les fichiers des équipes Teams. Les actualités passent par e-mail, l’annuaire est un fichier Excel, et les procédures sont dans la tête de deux personnes.
La question n’est donc pas « quel logiciel d’intranet acheter ? », mais « à quoi doit ressembler le nôtre ? ». Voici six exemples types, tirés des besoins que l’on retrouve dans presque toutes les PME de 10 à 250 personnes. Pour chacun : à qui il sert, ce qu’il contient, le modèle Microsoft dont vous pouvez partir et ce qui demande du sur-mesure.
Exemple type, données fictives.
Les briques : ce que SharePoint vous donne déjà
Un intranet SharePoint moderne repose sur quatre briques, toutes incluses dans SharePoint Online :
- Des sites de communication pour diffuser (accueil, RH, qualité) et des sites d’équipe pour travailler ensemble (projets, services).
- Des web parts que l’on dépose sur les pages : actualités, liens rapides, événements, contacts, contenus mis en avant, documents.
- Un site hub, qui relie une famille de sites : navigation commune, apparence commune, actualités remontées au même endroit. Microsoft le présente comme une brique importante de l’intranet ; une organisation peut en avoir jusqu’à 2 000, mais un seul suffit souvent (Microsoft Learn).
- Le ciblage d’audience, qui réserve un lien, une actualité ou une carte à certains groupes Microsoft 365 ou de sécurité, jusqu’à 10 groupes par lien de navigation (Support Microsoft).
Microsoft fournit aussi des modèles de site prêts à appliquer. Il faut être propriétaire du site : Paramètres, puis « Appliquer un modèle de site » (Support Microsoft). Ci-dessous, les noms sont ceux de la liste officielle en anglais ; l’interface française les traduit.
1. L’accueil de l’entreprise
Pour qui : tout le monde, tous les matins. Contenu : actualités de la direction, accès rapides (congés, notes de frais, support, modèles), agenda, nouveaux arrivants, recherche. Modèle de départ : Organization home ou Standard communication. Ce qu’il remplace : les e-mails « à tous » que personne ne retrouve, les favoris de navigateur de chacun.
C’est la page à soigner en premier. Elle doit tenir sur un écran, avec six à huit accès rapides au maximum. Désignée comme site d’accueil de l’organisation, c’est aussi elle qui s’affiche dans Teams (voir plus bas).
2. Le portail RH et l’accueil des nouveaux arrivants
Pour qui : les salariés, les managers, et surtout la personne qui arrive lundi. Contenu : livret d’accueil, procédures (congés, mutuelle, télétravail), organigramme, parcours des premières semaines, contacts RH. Modèle de départ : Human resources pour le portail, New employee onboarding pour le parcours d’intégration. Ce qu’il remplace : le classeur papier, et les mêmes questions posées à chaque arrivée.
Le contenu RH confidentiel (paie, dossiers individuels) ne va pas ici : il reste dans une bibliothèque à accès restreint. Notre guide sur les droits et partages SharePoint détaille ce cloisonnement.
3. Le site d’un service
Pour qui : un service (comptabilité, commercial, services généraux) et ceux qui le sollicitent. Contenu : présentation de l’équipe, procédures du service, modèles de documents, formulaire de demande relié à une liste SharePoint, foire aux questions. Modèle de départ : Department. Ce qu’il remplace : les demandes par e-mail sans suivi.
Le formulaire de demande est le vrai gain. Une liste SharePoint avec un statut et un responsable remplace le fil d’e-mails, et un flux Power Automate prévient la bonne personne. Voir Microsoft Lists pour remplacer vos tableurs.
4. Le hub des projets ou des chantiers
Pour qui : les équipes projet, en cabinet de conseil comme dans le BTP. Contenu : un site d’équipe par projet ou par chantier (documents, planning, tâches, comptes rendus), tous rattachés à un hub « Projets » qui affiche les dernières actualités et une navigation commune. Modèle de départ : Project management pour chaque site d’équipe, puis association au hub. Ce qu’il remplace : le serveur de fichiers avec un dossier par projet et des droits gérés à la main.
L’intérêt du hub : chaque nouveau projet hérite de la même structure et apparaît automatiquement dans la navigation. La création du hub lui-même est réservée à un administrateur SharePoint (Microsoft Learn).
5. Le portail qualité et documentaire
Pour qui : toute l’entreprise en lecture, un ou deux responsables en écriture. Contenu : procédures validées, modèles officiels, documents de référence classés par métadonnées (type, service, date de révision) plutôt que par sous-dossiers. Modèle de départ : Standard communication avec une bibliothèque documentaire. Ce qu’il remplace : les trois versions d’une même procédure qui circulent en pièce jointe.
C’est le point de contact entre l’intranet et la gestion documentaire. Si c’est votre priorité, lisez GED : SharePoint suffit-il pour une PME ?.
6. Le tableau de bord de la direction
Pour qui : la direction et les responsables. Contenu : indicateurs du mois (dossiers ouverts, facturation, demandes en attente), alertes, accès aux rapports. Modèle de départ : aucun ne fait cela seul. C’est l’exemple qui demande du sur-mesure. Ce qu’il remplace : l’extraction Excel faite à la main chaque lundi.
Les web parts standard affichent des pages, des listes et des documents. Elles n’affichent pas les chiffres de votre logiciel de gestion. Pour cela, on développe une web part SPFx (SharePoint Framework, le modèle officiel de Microsoft pour ajouter des composants sur mesure) qui lit les données là où elles sont, avec les droits de l’utilisateur connecté.
Le tableau pour choisir
| Exemple | Modèle Microsoft de départ | Standard suffit ? | Sur-mesure utile |
|---|---|---|---|
| Accueil de l’entreprise | Organization home, Standard communication | Oui | Recherche ciblée sur vos documents |
| Portail RH et intégration | Human resources, New employee onboarding | Oui | Formulaire d’arrivée relié à vos outils |
| Site d’un service | Department | Oui, avec une liste | Écran de suivi des demandes |
| Hub projets / chantiers | Project management + site hub | Oui | Création automatique d’un site par projet |
| Portail qualité | Standard communication | Oui | Circuit de validation des procédures |
| Tableau de bord direction | Aucun | Non | Web part SPFx sur vos données métier |
Cinq exemples sur six se font sans développement. C’est tout le propos : vous payez déjà SharePoint, le travail est d’abord de conception (qui voit quoi, quelle navigation, quels contenus), pas de code.
Dans Teams et sur mobile
Un intranet que l’on doit aller chercher dans un navigateur ne sera pas ouvert. L’application SharePoint dans Teams, anciennement Viva Connections, affiche le site d’accueil directement dans Teams : actualités, tableau de bord, annonces et ressources, sur ordinateur, tablette et mobile (Microsoft Learn). Microsoft précise qu’au-delà d’une seule expérience de ce type dans l’organisation, une licence Viva est nécessaire : une PME n’en a généralement besoin que d’une.
Avant de lancer : la checklist
- Trois usages prioritaires écrits noir sur blanc (ex. : actualités, procédures, demandes aux services généraux). Le reste attendra.
- Un propriétaire par site, nommé, qui publie au moins une fois par mois.
- Une navigation de six entrées maximum, testée avec deux personnes qui ne l’ont pas conçue.
- Les droits partent des groupes Microsoft 365 existants, jamais de droits personne par personne.
- Un essai des modèles sur un site vide : appliquer un modèle ne s’annule pas automatiquement (Support Microsoft).
- Un passage par le SharePoint Look Book de Microsoft pour montrer des exemples aux équipes avant de construire.
- Le site d’accueil affiché dans Teams dès le lancement.
Quand le standard ne suffit plus
Le sur-mesure se justifie dans trois cas : afficher les données d’un logiciel métier (exemple 6), proposer un écran que les listes ne savent pas faire, ou automatiser une tâche répétitive dans l’intranet lui-même. Exemple réel, anonymisé : pour un cabinet de conseil, nous avons développé une web part SPFx qui permet de sélectionner des fiches dans SharePoint et d’obtenir en quelques secondes un document Word unique et mis en page. L’utilisateur ne quitte pas l’intranet.
Si vous voulez voir à quoi ressemble ce code, notre tutoriel web part SPFx avec PnPjs part d’une liste SharePoint et va jusqu’au déploiement. Pour un projet complet, un consultant SharePoint conçoit l’architecture (sites, hub, droits, navigation) et un développeur SharePoint livre les composants SPFx, dont le code vous appartient. Le détail de l’offre est sur la page intranet SharePoint.
Vous ne savez pas lequel de ces six exemples commencer ? Réservez un appel de 30 minutes : nous regardons votre SharePoint actuel et nous choisissons ensemble la première page à construire.