Cas d’usage · GED SharePoint
GED SharePoint : une gestion documentaire qui remplace le serveur de fichiers
SharePoint est une gestion documentaire complète incluse dans Microsoft 365 : bibliothèques avec métadonnées plutôt que dossiers imbriqués, versions, approbation, modèles de documents, droits par bibliothèque et recherche plein texte. Bien configurée, elle remplace le serveur de fichiers et prépare vos documents pour la recherche intelligente et les agents IA.
Ce que ça remplace
- Un serveur de fichiers avec quinze niveaux de dossiers
- « Contrat_v3_final_DEF.docx » : personne ne sait quelle version fait foi
- Des documents introuvables dès que leur auteur est absent
Comment ça fonctionne
- 01
Plan de classement
Bibliothèques par grand domaine, métadonnées (client, type, année, statut) au lieu de sous-dossiers.
- 02
Modèles
Modèles Word et Excel disponibles directement depuis la bibliothèque, avec champs remplis automatiquement.
- 03
Migration
Reprise du serveur de fichiers avec SharePoint Migration Tool, nettoyage et mise en correspondance des métadonnées.
- 04
Automatisation
Classement automatique des documents entrants et extraction des métadonnées par IA (Azure AI Foundry).
Briques Microsoft 365 et Azure utilisées
SharePoint OnlineSharePoint Migration ToolPower AutomateAzure AI FoundryMicrosoft Purview (étiquettes)
Exemple type
Avant, après.
Cabinet avec un serveur de fichiers de plusieurs centaines de milliers de documents.
Avant
Recherche par le nom du fichier, versions multiples, accès depuis le bureau uniquement.
Après
Documents classés par client et par type, version unique, recherche plein texte et accès sécurisé en mobilité.
Garde-fous inclus
- Droits définis par bibliothèque, pas fichier par fichier
- Versions conservées et restaurables
- Étiquettes de sensibilité sur les documents confidentiels
Utilisé notamment par
Cabinets d’avocatsCabinets d’expertise comptableCabinets de conseil
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FAQ
Questions fréquentes
SharePoint ou OneDrive ?
OneDrive est l’espace personnel de chacun ; SharePoint est l’espace partagé de l’équipe ou de l’entreprise. Les documents de travail communs doivent vivre dans SharePoint, pas dans le OneDrive d’un collaborateur.
Combien de stockage est inclus ?
Le stockage SharePoint d’une organisation part d’un socle de 1 To, augmenté de 10 Go par licence. Vérifiez le chiffre exact de votre tenant dans le centre d’administration SharePoint.
Peut-on garder une arborescence de dossiers ?
Oui pour une transition douce, mais avec peu de niveaux : les métadonnées permettent ensuite de retrouver les documents sous plusieurs angles.
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- Aucun accès à votre tenant demandé pour l’appel
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