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Power Apps ou liste SharePoint : que choisir pour une PME ?
Par Ktifa ·
Une liste SharePoint (Microsoft Lists) suffit pour la saisie partagée : colonnes typées, formulaire, vues, droits et historique, tout inclus dans votre abonnement. Power Apps n’apporte qu’un écran sur mesure. Il reste gratuit tant qu’il n’utilise que des connecteurs standard ; dès un connecteur premium (SQL, Dynamics), il coûte 20 € par utilisateur et par mois.
Liste, Power Apps ou SPFx : on tranche ensemble ?Voir le développement SharePoint
« Il me faut une application » : la question qui coûte cher
Dès qu’une équipe veut mieux suivre ses demandes, ses dossiers ou ses interventions, le réflexe est le même : « il nous faut une petite application ». Et le mot qui revient, c’est Power Apps. C’est souvent une bonne idée. C’est parfois une dépense inutile : dans beaucoup de PME, une simple liste SharePoint fait déjà le travail, sans un euro de plus.
La vraie question n’est donc pas « liste ou application ? », mais : de quoi ai-je réellement besoin, et à partir de quand est-ce que ça devient payant ? Les trois réponses — liste SharePoint, Power Apps gratuit, Power Apps payant — se décident sur deux critères simples : l’interface dont vous avez besoin, et les données auxquelles vous vous connectez.
Ce que vous avez déjà, sans rien payer
Si votre abonnement Microsoft 365 inclut SharePoint (Business Basic, Standard, Premium et les offres Entreprise), vous disposez déjà de deux outils :
- Les listes SharePoint, présentées par l’application Microsoft Lists. Une liste est un tableau dont chaque colonne a un type (texte, choix, date, personne, nombre, oui/non, lien) et chaque ligne un formulaire, un historique et des droits. Voir notre guide Microsoft Lists pour remplacer vos tableurs.
- Power Apps avec les connecteurs standard. Microsoft indique qu’il n’y a aucune limite de nombre d’applications : vous pouvez créer et exécuter des applications qui étendent Microsoft 365 avec des connecteurs standard, inclus dans l’abonnement (Microsoft Learn).
Autrement dit, tant que votre application lit et écrit dans SharePoint, Outlook, Teams ou le répertoire des utilisateurs Office 365, elle ne coûte rien de plus. La ligne de facturation n’apparaît que lorsque vous franchissez une frontière précise, détaillée plus bas.
Liste, Power Apps gratuit, Power Apps payant : le tableau pour décider
| Besoin | Liste SharePoint (Lists) | Power Apps (connecteurs standard) | Power Apps Premium |
|---|---|---|---|
| Coût en plus de Microsoft 365 | 0 € | 0 € | 20 € / utilisateur / mois |
| Saisie partagée, colonnes typées | Oui | Oui | Oui |
| Formulaire de saisie | Intégré | Sur mesure | Sur mesure |
| Vues (grille, calendrier, tableau) | Oui | À construire | À construire |
| Écran combinant plusieurs listes | Non | Oui | Oui |
| Mobile (appareil photo, code-barres, hors ligne) | Limité | Oui | Oui |
| Logique guidée en plusieurs étapes | Non | Oui | Oui |
| Données dans SharePoint / Office 365 | Oui | Oui | Oui |
| Données dans SQL Server, Dynamics 365, Business Central | Non | Non | Oui |
| Connecteur personnalisé, passerelle locale | Non | Non | Oui |
| Dataverse, application pilotée par modèle | Non | Non | Oui |
La lecture est simple : on reste gratuit tant qu’on reste sur ses données Microsoft 365. Le passage à Power Apps Premium se décide par la source de données, pas par l’apparence de l’application.
La frontière du payant : les connecteurs premium
C’est le point que presque tout le monde ignore avant de recevoir la facture. Dans la documentation Microsoft, dès qu’une application (ou un flux Power Automate) utilise un seul connecteur premium, un connecteur personnalisé ou une passerelle de données locale, chaque utilisateur de cette application doit disposer d’une licence Power Apps autonome (Microsoft Learn).
Les connecteurs désormais classés premium les plus fréquents en PME sont :
- SQL Server et Azure SQL (votre logiciel métier derrière une base SQL) ;
- Dynamics 365, Dynamics 365 Business Central (ERP, gestion commerciale) ;
- toute la famille Azure (Blob, Table Storage, Service Bus…) ;
- les connecteurs personnalisés (une API maison) et les passerelles sur site (une base installée dans vos locaux).
Les connecteurs standard — SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, utilisateurs Office 365, Microsoft Forms, Approbations… — restent inclus (Microsoft Learn). Un seul connecteur premium « contamine » toute l’application : il n’y a pas de demi-licence.
Combien ça coûte vraiment
D’après la page officielle Microsoft France, Power Apps Premium est affiché à 20,00 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle, taxes non comprises, et à 12,00 € par utilisateur et par mois à partir de 2 000 postes (Microsoft Power Platform). Microsoft a par ailleurs annoncé une hausse : les deux formules Premium augmentent de 2 $ par utilisateur et par mois au 1er janvier 2027 (de 20 à 22 $ et de 12 à 14 $ aux États-Unis), la première augmentation de prix du produit en plus de cinq ans (Microsoft Licensing News).
Pour une équipe de 15 personnes, une application Premium représente donc de l’ordre de 3 600 € HT par an, chaque année, pour un besoin qu’une liste SharePoint couvre parfois à zéro. Avant d’engager cette dépense, mettez-la en face du gain réel avec notre calculateur de gains.
L’arbre de décision
Posez-vous les questions dans cet ordre et arrêtez-vous à la première qui répond :
- Mes données tiennent-elles dans une ou plusieurs listes SharePoint, et un formulaire + des vues suffisent-ils ? → Oui : une liste SharePoint (Microsoft Lists). C’est 80 % des cas. Zéro euro, zéro code.
- Ai-je besoin d’un écran vraiment sur mesure (combiner plusieurs listes, parcours guidé en étapes, application mobile avec photo ou code-barres, saisie hors ligne) tout en restant sur mes données SharePoint / Office 365 ? → Oui : Power Apps avec connecteurs standard. Toujours zéro euro de licence en plus.
- Mon application doit-elle lire ou écrire dans un logiciel métier (base SQL, Dynamics 365, Business Central), via un connecteur personnalisé ou une passerelle locale, ou s’appuyer sur Dataverse ? → Oui : Power Apps Premium, 20 € par utilisateur et par mois. Là, c’est justifié : vous sortez de Microsoft 365.
- Mon besoin dépasse Power Apps (interface intégrée à l’intranet, composant réutilisable, performance, design précis) ? → Pensez à une application métier SharePoint développée en SPFx, qui vit directement dans vos sites SharePoint.
Exemple type : le suivi des demandes d’un service
Exemple type, données fictives. Un service de 12 personnes veut suivre ses demandes internes (achat, congés, matériel) avec validation du responsable.
- Version liste SharePoint : une liste « Demandes » avec les colonnes Type (Choix), Demandeur (Personne), Montant (Devise), Statut (Choix), un formulaire partageable par lien, une vue « À valider » pour le responsable, et une règle Power Automate qui le prévient. Coût : 0 €. C’est la bonne réponse.
- On passe à Power Apps standard seulement si le responsable veut un écran unique qui montre la demande, l’historique du demandeur et le budget restant du service côte à côte — trois listes dans une seule interface. Toujours 0 €.
- On passe à Power Apps Premium uniquement le jour où le montant validé doit s’écrire automatiquement dans le logiciel comptable via son connecteur SQL ou Business Central. Là, les 20 € par utilisateur se justifient par l’intégration.
La plupart des services s’arrêtent à la première ligne. C’est tout l’intérêt : vous payez déjà SharePoint, exploitez-le avant d’acheter une brique de plus.
Quand se faire aider
Une liste bien pensée, puis une application canvas sobre, couvrent l’immense majorité des besoins d’une PME sans licence supplémentaire. Un consultant Power Automate et Power Platform peut poser l’architecture (quelles listes, quels droits, quels flux) pour éviter de peindre l’application dans un coin — et vous dire franchement quand une liste suffit. Pour les écrans intégrés à l’intranet ou les composants réutilisables, un développeur SharePoint prend le relais en SPFx. Et si l’automatisation est le vrai sujet, voyez nos 10 exemples de flux Power Automate.
Vous hésitez entre une liste, une application gratuite et une licence payante pour un besoin précis ? Réservez un appel de 30 minutes : nous regardons votre cas ensemble et nous vous disons, sans détour, où s’arrête le gratuit.